Gestão condominial: tecnologia é uma aliada

Investir em tecnologias para a gestão financeira condominial pode tornar todos os processos mais eficientes, mais rápidos e menos suscetíveis a erros humanos. A revolução digital trouxe inovações e otimizações que prometem levar empreendimentos em direção aos melhores resultados, ao mesmo tempo que demonstram potencial para trazer mais praticidade para a vida dos consumidores.

De acordo com a pesquisa Prime Time for Real-Time Report, divulgada pelo Banco Central, o Pix é uma das formas de pagamento instantâneo mais utilizadas no mundo. Ainda de acordo com o estudo, o Brasil é responsável por 15% de todo dinheiro transacionado em tempo real no planeta. 

O levantamento ainda indica que, mundialmente, o número de transações eletrônicas instantâneas terá um grande aumento. A estimativa é uma subida dos 195 bilhões em 2022 para 511,7 bilhões em 2027, fazendo com que esses sistemas sejam responsáveis por 27,8% de todas as formas de pagamento eletrônico. 

O CX Trends, estudo feito pela Octadesk (empresa de softwares) em parceria com a Opinion Box (plataforma de pesquisa de mercado online), revelou que 73% dos consumidores pretendem continuar utilizando o Pix como forma de pagamento em 2023. 

O que isso significa para a gestão financeira condominial?

Os dados citados anteriormente sugerem que as soluções digitais podem mudar o comportamento das pessoas em relação às suas questões financeiras. Como o estudo mostra, cada vez mais, buscam-se maneiras práticas, seguras e inovadoras de lidar com o dinheiro. 

Essa busca por praticidade, segurança e inovação também pode fazer parte das responsabilidades de um síndico, como dito por Luiz Gustavo Oliveira, Engenheiro civil, especialista em gestão de projetos e Head de Engenharia e Operações da Loomy Smart Solutions. Ele afirma que o síndico é o principal agente na busca de soluções para melhoria do convívio geral do empreendimento e para trazer mais segurança para os moradores, funcionários e prestadores de serviço. 

A tecnologia possibilita ferramentas que são capazes de facilitar e otimizar o planejamento – tanto das despesas cotidianas quanto dos investimentos e melhorias. 

De acordo com José Mariano de Araujo Neto, proprietário da administradora de comdomínios Domínio e Agente Autorizado da Loomy Smart Solutions, empresa de Empreendimentos Inteligentes especialista em Tecnologia Avançada e Telecom, “É preciso ter uma previsão orçamentária bem feita, para que o condomínio consiga cumprir com seus compromissos”. Além disso, monitorar a execução desse orçamento ao longo do ano é fundamental. 

Araujo Neto diz ainda que outro grande desafio enfrentado no setor financeiro é o controle da inadimplência, cuja alta oscilação pode dificultar a gestão ao longo do exercício. Para isso, existem inúmeros softwares específicos para gestão condominial no mercado. São sistemas para web que oferecem aos condôminos aplicativos de acesso a informações e facilidades, contribuindo para um dos fatores mais importantes na gestão financeira: a transparência.

Os moradores podem se interessar por uma comunicação aberta, em que o acesso às informações de saída monetária os mostra em quais projetos e melhorias o síndico está trabalhando. Desta forma, é provável que comprove-se a efetividade do trabalho, além de proporcionar mais tranquilidade aos condôminos.

Quais tecnologias otimizam a gestão financeira?

Com o objetivo de facilitar e otimizar os processos, aumentar a eficiência e diminuir possíveis erros, a inovação tecnológica na área pode ser considerada um caminho possível para síndicos com perfil proativo e moderno.

Abaixo, algumas das ferramentas disponíveis:

• Software de gestão de condomínio

Essas aplicações de software foram especialmente concebidas para apoiar a gestão de condomínios, englobando funcionalidades voltadas à administração financeira, tais como monitoramento de gastos, geração de boletos e cobrança de taxas condominiais.

• Sistemas de pagamento eletrônico

Assim como a pesquisa CX Trends indica, as pessoas querem funcionalidade e praticidade em seus pagamentos. Esses sistemas permitem que os moradores efetuem o pagamento de taxas e despesas condominiais de forma eletrônica, com o uso de cartões de crédito, débito ou transferências bancárias. Isso simplifica cobranças e o registro de pagamentos, agilizando o processo e minimizando a inadimplência.

• Automatização de processos

Tecnologias automatizadas podem simplificar e agilizar muitos processos. É possível eliminar tarefas manuais repetitivas e minimizar erros humanos em atividades como cobranças, emissão de boletos, conciliação bancária e muito mais. 

• Ferramentas de gestão de despesas

Há uma variedade de recursos acessíveis que ajudam na administração das despesas do condomínio. Eles possibilitam o registro e monitoramento das despesas, classificação dos gastos, análise das tendências e criação de relatórios financeiros. Além disso, esses recursos permitem uma gestão mais eficiente através da identificação de desperdícios e no controle das despesas exageradas. 

O que define a escolha das tecnologias mais adequadas para cada condomínio são as necessidades específicas do empreendimento em conjunto com sua capacidade de implementação. O auxílio de profissionais capacitados para a utilização e administração dessas ferramentas é indispensável para garantir a otimização da gestão financeira do condomínio. 

Como garantir a segurança dos dados financeiros? 

José Mariano, da Domínio, diz que “Algumas empresas ainda armazenam dados em servidores locais, o que gera um risco maior”. O proprietário da administradora informa que a maioria dos sistemas de gestão atualmente funciona e armazena em nuvem, uma vez que podem operar em grande escala e possuem os recursos mais modernos de proteção. 

Existe ainda um outro fator importante para a segurança: a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). É fundamental que todos envolvidos na administração interna do condomínio conheçam e atendam à lei, criando processos de segurança de informações.