Jerson Prochnow analisa a inteligência tributária

O sistema tributário brasileiro é o mais complexo e caro do mundo. Para se ter uma ideia do cenário geral, de acordo com estudo feito pelo Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), cada companhia brasileira deve seguir 4.377 normas tributárias. Pensando em oferecer soluções diferenciadas e inovadoras, o IBPT e a Systax, empresa de inteligência fiscal e única a sistematizar a tributação de todos os segmentos econômicos nas 27 Unidades Federativas, se uniram para criar a joint venture IBPTax, que oferecerá serviços voltados ao Compliance, proporcionando a identificação de inconsistências entre as tributações das compras e das vendas, segurança no acesso às informações e outras ações fundamentais relacionadas à gestão de Documentos Fiscais Eletrônicos. De acordo com Jerson Prochnow, CEO da Systax, a gestão de documentos eletrônicos deve ser priorizada pelas empresas, uma vez que a perda de uma única nota fiscal, por exemplo, pode resultar em grandes problemas com o Fisco. “O IBPTax conta com um acervo de mais de 21,5 milhões de regras fiscais que são atualizadas diariamente, fundamentais para que as empresas minimizem os riscos de autuações por parte do Fisco. A tecnologia ofertada viabiliza a potencialização do Compliance, simplificando o acesso e visualização dos dados do XML e os processos de controle internos”, aponta.

Jerson, muitas pessoas ainda não sabem o que é inteligência tributária. Poderia explicar de uma forma sucinta o que seria essa inteligência?

Inteligência tributária, ou inteligência fiscal, está relacionada com a aplicação e uso de tecnologia/recursos computacionais sobre a grande massa de dados complexa e de alto volume que as áreas fiscais das empresas têm de lidar nos últimos anos. Considera-se o forte processo de digitalização, especialmente após a vinda do SPED, a partir de 2005, as áreas contam com um volume de dados das transações que é cada vez mais complexo, com mais detalhes. Mas também do lado que é produzido pelos governos, quanto às regras da incidência da tributação e se tem um volume muito grande de normas. A inteligência fiscal, no caso da Systax, é transformar essas normas, partindo do texto (a norma em si) para regras lógicas e aplicáveis através de sistemas. Estamos falando em informação estruturada, que pode ser transmitida de um sistema para outro, gerando algum benefício operacional, trazendo mais qualidade na informação, com o objetivo de levar a empresa para uma situação de Compliance.

Muitas empresas ainda não adotaram a inteligência tributária. O que elas perdem com esse direcionamento?

É um processo que vem acontecendo e esse termo é bastante amplo, não tem o entendimento restrito. Essas novas tecnologias que vêm na esteira de trazer modernização em cima do crescente volume de dados operado na área fiscal, e cada vez mais complexo, ainda é realidade apenas para parte das companhias. As empresas que não adotam isso vêm operando da maneira tradicional, com muito esforço humano e na medida que o contexto é complexo e bastante dinâmico, com muitas alterações, esse dinamismo todo representa um sério desafio para as empresas operarem apenas com o esforço humano.

O que acarreta, eventualmente, alguma atualização que escape a esses controles ou que seja procedida de maneira incorreta, gerando cálculos de tributos com algum erro. Com uma alíquota antiga, por exemplo, em que quando não se percebeu uma atualização, ou mesmo com uma informação incorreta, levando a pagar menos ou mais tributo e ambos são problemas. As empresas perdem com isso, mas não afeta a todos com a mesma intensidade. Alguns segmentos são muito mais afetados, porque tem transações, mercadorias com mais exceções, como é o caso de bebidas e medicamentos, e outros segmentos são mais estáveis. Então, o desafio é um pouco menor. Porém, para alguns segmentos, essa dor é muito forte.

A inteligência tributária traz uma economia significativa no exercício da atividade econômica?

Isso é muito difícil de medir. Olhando para o nosso histórico, costumamos indicar um número que, verificando situações passadas em que aplicamos as nossas soluções, identificamos por volta de 1,8% sobre a receita bruta das empresas é o tamanho médio dos erros cometidos.

Para algumas áreas pode não ser um grande problema, mas para outras, esse percentual é bastante significativo, principalmente em segmentos que operam com margens menores. Esse percentual pode variar bastante de empresa para empresa, e empresas que investem mais, que são mais organizadas, tendem a reduzir esse percentual para até menos de 0,5%. Mas este desafio é bastante sério.

Essa inteligência também melhora o chamado Compliance Fiscal?

Sim, na medida em que esses recursos da chamada inteligência fiscal conseguem trazer mais qualidade aos dados, conseguem evitar que algumas coisas não sejam observadas pelos processos de atualização do sistema da empresa, ou sejam monitoradas, atualizadas constantemente para evitar erros, estamos reduzindo a probabilidade e a quantidade de erros incorridos e, dessa forma, vamos nos aproximar da situação ideal do Compliance.

Estamos falando da incidência, e estou focando aqui sobre incidência na tributação de mercadorias, por exemplo, que é a principal atividade da Systax, ainda que também já tenhamos trabalhos sobre tributação de serviços, mas mercadorias representam um desafio grande pelo dinamismo que, especialmente, os estados promovem alterações na legislação.

Como uma empresa pode adotar práticas eficientes de inteligência tributária?

É um conjunto de atividades, algumas internas e outras olhando o mercado, prestadores de serviço, fornecedores de tecnologias e a Systax é um dos fornecedores. No nosso caso, focamos muito na incidência de tributação sobre mercadorias para atender qualquer segmento com qualquer tipo de operação dentro do país, mas são várias as empresas que buscam desenvolver soluções. A Systax escolheu um nicho e estamos na “dianteira” nessa questão de tributação de mercadorias. Mas o assunto é mais amplo, tem outros desafios também e, mesmo na Systax, 70% da nossa operação tem a ver com esse assunto. Temos ainda outras soluções e ofertas para apoiar na questão dos documentos fiscais eletrônicos, dos arquivos que são entregues periodicamente para o Fisco, arquivos de escrituração, ou seja, são várias as frentes.

Por que o sistema tributário brasileiro é tão complexo em sua visão?

O Brasil consegue ser muito mais complexo do que os outros países. Citando um número rápido, temos na Systax uma empresa americana que é nossa sócia e que atende por volta de 130 países ao redor do mundo, com tecnologia para cálculo dos tributos. Se olhar a base de conhecimento que eles aplicam para atender 130 países, é menos que a metade da nossa base de conhecimento só para atender o Brasil. Ou seja, o Brasil consegue ser “mais do que o dobro complicado” do que o resto do mundo, praticamente.

Aqui, temos muitas exceções. Por que isso ocorre? É consequência de uma longa sequência de ações não só governamentais, mas também por influência da própria sociedade, dos meios de produção, das empresas e entidades associativas que vão buscando, eventualmente, benefícios tributários, uma exceção aqui, uma exceção ali, e tem um pouco a ver com a nossa cultura também, no meu ponto de vista. Então, os contribuintes foram evoluindo na sua criatividade, o Fisco teve que correr atrás, criando mecanismos de controle, mas isso atingiu um nível em que a complexidade ficou muito elevada. Isso é um desafio não só para os contribuintes, mas também para o Fisco. Para o Fisco conseguir auditar essa situação é um grande desafio.

Como a Systax está alocada nesse mercado?

A nossa especialidade é ter mapeado e sistematizado a tributação de mercadorias. Nós olhamos a tributação dos 27 estados e a tributação federal, ou seja, os tributos das operações de mercadoria, IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), PIS (Programa de Integração Social), Cofins (Contribuição para Financiamento da Seguridade Social) federal e o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) dos estados, mas que também tem normas nacionais a partir do CONFAZ (Conselho Nacional de Política Fazendária). O nosso papel é ter isso sistematizado. Começamos em 2008, levamos cerca de quatro anos inicialmente para conseguir percorrer o Brasil todo e esse trabalho não acaba nunca porque todo dia temos novidades.

Temos 25 pessoas na Systax operando exclusivamente nessa tarefa de acompanhar as publicações dos governos todo dia. Em média, são mais de 30 documentos por dia entre leis, decretos e portarias, e entre 60% e 70% desses atos provocam mudança na incidência dos tributos em algum segmento, em algum local e em algum tipo de operação. Ou para algum tipo de contribuinte e algumas características de mercadorias, é bastante complexa. Temos que transformar isso em regras lógicas, que alimentam o nosso sistema e possam aplicar isso para atualização de cada um dos nossos clientes com as suas bases particulares, mesmo que tenham regimes especiais ou situações muito peculiares.

Quais os grandes diferenciais da Systax?

A Systax é a única empresa que conseguiu mapear a tributação, transformando em regras lógicas, em dados estruturados de todos os 27 estados e federal que incide nas operações de mercadoria. Nenhuma outra empresa conseguiu esse volume. Isso proporciona, hoje, a nossa base mãe, a base principal de informações, que tem aproximadamente 22 milhões de regras e essas regras são combinadas entre si e com os dados que vem de cada cliente para atender situações particulares. Já superamos cerca de 2,5 bilhões de combinações ao longo do tempo para atender os nossos clientes.

Fale um pouco sobre a joint venture que resultou na IBPTax.

É mais uma evolução importante nessa parceria com o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), já somos parceiros desde 2011. Em 2013, atuamos com o IBPT para apoiar na lei da transparência. O De Olho no Imposto é um programa que fornecia informações para as empresas publicarem os tributos sobre a cadeia produtiva e isso já vem sendo entregue à sociedade a custo zero. É um trabalho que a Systax gera informação, entrega para o IBPT que implementa alguns mecanismos e divulga essas tabelas para apoiar as empresas a um custo zero. Agora demos alguns passos adiante nessa parceria, trazendo soluções em conjunto para o mercado.

O que essa solução traz e que ainda não foi pensado por nenhuma outra plataforma?

Essa joint venture tem um roadmap de soluções que já estamos trabalhando, tem uma sequência de benefícios que vamos trazer para as empresas. Esse primeiro ponto que estamos divulgando agora é uma solução para a gestão de documentos fiscais eletrônicos focados em Compliance. Reúne a experiência que Systax já possuía e o conhecimento acumulado do lado do IBPT. Inicialmente, a primeira solução é focada em gestão de nota fiscal eletrônica, conhecimento de transporte eletrônico, ou seja, documentos na operação do dia a dia das empresas. Mas temos previsto uma sequência de outros lançamentos também envolvendo tributação e cadastros, uma lista de coisas que nós já estamos trabalhando.

A gestão de documentos eletrônicos estará em outro patamar com a IBPTax?

Sim, essa solução que está sendo oferecida está, com certeza, entre as melhores soluções do país para quem busca conformidade, ou seja, como uma ferramenta para Compliance dentro das empresas. Nesse caso, com um escopo específico da gestão de documentos fiscais eletrônicos, principalmente a fiscal eletrônica e conhecimento de transporte eletrônico.

O sistema vai garantir que a empresa tenha todos os documentos, independente de uma falha eventual dos fornecedores, por exemplo, mas principalmente acompanhar a vida desses documentos para evitar qualquer tipo de surpresa, evitar um auto de infração futuro, evitar uma escrituração de um documento que tenha sido cancelado/alterado, que tenha passado por qualquer evento que impacte a vida de cada documento. Isso tudo em um ambiente em nuvem de altíssima escalabilidade, alto desempenho, custos baixos, ou seja, uma ferramenta muito importante para quem busca Compliance na área fiscal.