Marco Antônio Salvo falando sobre ERP

Com mais de 25 anos de experiência em ERP (Enterprise Resource Planning), Marco Antônio Salvo fez parte de grandes companhias multinacionais, como Unilever e IBM, participando de negociações de contas especiais que requerem aprofundamento técnico e conhecimento de processos de alta complexidade. Salvo possuí experiência na área de serviços, desenvolvimento e software. Hoje atua na área de desenvolvimento de novos negócios e soluções na Sankhya Gestão de Negócios. “No estágio atual de desenvolvimento da economia e da tecnologia, com a revolução do comércio eletrônico, o dinamismo do mercado, as exigências dos consumidores, a complexidade da concorrência e o nível atual das exigências governamentais quanto à escrituração fiscal e contábil nas empresas, essa pergunta é bem fácil de responder: se você tem uma empresa, você precisa de um ERP. Existem, porém, aquelas empresas que estão em apuros por causa de implantações mal dimensionadas de ERP, ou porque estão utilizando um ERP que não resolve seus problemas. Nessas empresas, a métrica de verificação é geralmente bastante óbvia: em primeiro lugar, exige-se muito esforço para realizar operações simples; em segundo lugar, existem várias fontes de informação díspares, sem que nenhuma seja confiável e sem que ninguém saiba dar uma resposta precisa a perguntas objetivas”, afirma.

Marco, como o ERP pode trazer resultados mais satisfatórios para uma organização?

Varia em função do estágio de cada organização, mas, em geral, a adoção de um ERP proporciona automatização de processos, incremento da qualidade nas atividades e diminuição de custos de operação. O ERP oferece uma estrutura e uma disciplina de execução das tarefas cotidianas que se desdobra em um ciclo virtuoso nas empresas: ao automatizar os processos, os profissionais executam menos tarefas operacionais, o que diminui a quantidade de erros, que proporciona mais qualidade, o que consequentemente diminui os custos. As empresas passam a executar as atividades em um tempo menor com a mesma equipe, o que dá escalabilidade à operação: é possível crescer organizadamente e com controle. Esse nível de maturidade permite que a organização desenvolva com mais eficiência os aspectos gerenciais, táticos e estratégicos do negócio.

Quais as principais diferenças entre ERP e Business Intelligence?

O ERP é a ferramenta que integra todos os processos da empresa e estrutura o fluxo de informações; o Business Intelligence corresponde ao passo seguinte: é o processo de compreender analiticamente as relações que existem entre os dados e criar estratégias de negócios a partir da análise dessas relações. O Business Intelligence também incorpora uma série de informações que estão fora do âmbito do ERP, como pesquisas de mercado, tendências econômicas e oportunidades de investimento.

Existe confusão sobre esses dois sistemas?

Sim, em grande medida porque existe uma interoperabilidade dinâmica entre o ERP e o Business Intelligence e é saudável que seja assim. Não é conveniente que as organizações enxerguem o ERP e o BI de forma compartimentalizada. À medida que as operações ocorrem no ERP, o BI é alimentado com as informações do dia a dia do negócio e isso pode gerar análises que conduzam a mudanças na parametrização do ERP em tempo real. É comum que, por exemplo, o planejamento de produção e vendas no ERP seja comparado ao comportamento dos clientes em um determinado período e o BI aponte para os gestores que haverá descompasso entre o que foi planejado e o que o mercado está demandando. Isso pode implicar na mudança do planejamento no ERP. Uma vez que o planejamento muda, as projeções do BI modificam-se também.

Qual a principal vantagem de integrar o ERP e o BI em um negócio?

A principal vantagem é a instantaneidade das análises gerenciais em tempo real. Há empresas que ainda enxergam o ERP e o BI como estruturas estanques, o que é um equívoco. Nessas empresas é comum que as operações sejam planejadas e executadas sem o devido acompanhamento e sem o monitoramento das projeções: ao final do período são feitos relatórios manuais de apuração dos resultados e os gestores surpreendem-se com os números. Quando a empresa integra o ERP e o BI o cenário é muito mais dinâmico: cada operação, cada produção, cada venda, cada evento do negócio dispara informações que são acompanhadas em tempo real pelos gestores, automaticamente, com total precisão. Assim, o dia a dia dos negócios é explicitado para cada gestor em indicadores gerenciais que apontam exatamente o rumo dos acontecimentos e conduz os gestores a agir.

O armazenamento de dados de um negócio seria o grande norte para uma operação bem-sucedida?

No século XXI, informação é o novo petróleo. Não é por acaso que as maiores e mais lucrativas empresas do mundo atualmente são justamente aquelas que detém maior quantidade de dados sobre as pessoas e também não é por acaso que os governos do mundo estão criando leis de proteção de acesso aos dados e de proteção à privacidade. As empresas que possuem um grande acervo de informações e conseguem criar métricas de extração de dados a partir desse material desfrutam de uma vantagem competitiva decisiva. Além disso, os dados de um negócio são a matéria-prima da construção do futuro: o próximo passo do desenvolvimento da tecnologia é a inteligência artificial, que só se cria a partir de dados armazenados ao longo do tempo. Não haverá futuro para quem não cuidar de seus dados.

Quais os ganhos para os departamentos de uma empresa?

A adoção de um ERP possibilita que muitas operações sejam automatizadas e passem a acontecer com mais qualidade. Além da óbvia diminuição de custos, isso proporciona a instituição de um processo de melhoria contínua que se incorpora à cultura da empresa e às práticas de cada departamento. Torna-se possível, por exemplo, estabelecer metas de produtividade e acompanhá-las em tempo real. E, à medida que essas metas são alcançadas, novas metas cada vez mais desafiadoras são lançadas, de modo a inspirar as pessoas a buscar o melhor de si no dia a dia. Isso só é possível quando há uma estrutura tecnológica que dê suporte à criatividade das pessoas.

Existem muitas divergências e perdas de informações de empresas que não usam um sistema ERP?

Sim, e a quantidade de retrabalho e frustração que isso gera torna todo o processo gerencial sujeito a desconfiança generalizada. É muito comum que empresas que tenham processos manuais de apuração de resultados produzam vários relatórios com números díspares entre si, porque cada pessoa adota uma métrica, cada pessoa comete um pequeno errinho, cada pessoa estipula um critério distinto conforme o seu bom senso. E sempre haverá quem se lembre de um registro que ficou para trás, uma operação que não deu tempo de ser processada, um detalhe que foi esquecido, etc. Isso sem falar das coisas que simplesmente são deixadas de lado. O resultado são relatórios em que ninguém confia e uma enorme insegurança.

Essas empresas estão operando praticamente no “escuro?”.

Completamente. É uma gestão totalmente intuitiva, quase um analfabetismo gerencial. Algumas organizações conseguem sobreviver e ser lucrativas mesmo em meio a essa espécie de amadorismo, porque às vezes há pessoas muito talentosas trabalhando que conseguem levar o negócio adiante apesar dessas precariedades, mas a empresa poderia ir muito mais longe se tivesse processos estruturados. Além disso, essas empresas tornam-se vulneráveis a solavancos e imprevistos: se algo der errado, não haverá estrutura para correção de rota e resolução de problemas.

Que mecanismos são usados para identificar que uma empresa precisa de um sistema ERP?

No estágio atual de desenvolvimento da economia e da tecnologia, com a revolução do comércio eletrônico, o dinamismo do mercado, as exigências dos consumidores, a complexidade da concorrência e o nível atual das exigências governamentais quanto à escrituração fiscal e contábil nas empresas, essa pergunta é bem fácil de responder: se você tem uma empresa, você precisa de um ERP. Existem, porém, aquelas empresas que estão em apuros por causa de implantações mal dimensionadas de ERP, ou porque estão utilizando um ERP que não resolve seus problemas.

Nessas empresas, a métrica de verificação é geralmente bastante óbvia: em primeiro lugar, exige-se muito esforço para realizar operações simples; em segundo lugar, existem várias fontes de informação díspares, sem que nenhuma seja confiável e sem que ninguém saiba dar uma resposta precisa a perguntas objetivas; e em terceiro lugar, a escrituração fiscal e contábil da empresa só é possível depois de muita complicação. Há uma técnica comum para saber se uma empresa precisa de um ERP: pergunte a um gestor qual é a margem de contribuição do produto mais rentável e, qual é a projeção do fluxo de caixa para os próximos 60 dias. Se a empresa tiver um ERP adequado, essas perguntas são respondidas instantaneamente; caso contrário, ou os gestores oferecem respostas aproximadas baseadas em sua percepção, ou haverá várias respostas diferentes.

Quais os próximos passos que devem ser dados depois dessa identificação?

A empresa que se conscientiza da necessidade de implantação de um ERP deve buscar um sistema de um parceiro de tecnologia e gestão que compreenda seu negócio, que tenha uma reputação consolidada no segmento e que possua uma tecnologia voltada para o futuro. É preciso adotar um ERP que esteja à altura das necessidades atuais da empresa e que esteja pronto para os próximos passos também, para que a empresa não tenha de trocar novamente de ERP ao avançar de patamar empresarial. O ERP ideal é aquele que oferece liberdade de evolução, autonomia e flexibilidade, sem abrir mão da robustez e segurança.

Existe um objetivo final quando as informações gerenciais estão consolidadas?

Não. Existe sempre um próximo objetivo, mas nunca haverá um objetivo final. O objetivo maior é a construção do futuro e cada organização busca um horizonte que sempre estará adiante: a cada passo percorrido abrem-se novas possibilidades, com novos objetivos. É preciso estar preparado e ter coragem para seguir.