Mônica Vialle fala como vencer a procrastinação

Mônica Moraes Vialle é sócia e diretora da MOOM Consultoria e Coaching, empresa binacional com sedes no Brasil e em Portugal. Master coach, consultora, palestrante e escritora, obteve sua formação de coaching nas mais importantes instituições nos EUA: Ohio University, Florida Christian University e no Brasil: Instituto Brasileiro de Coaching – IBC, Sociedade Brasileira de Coaching – SBC e Instituto Holos. É mentora e consultora em Liderança, Coaching, Arquitetura, Urbanismo e Real Estate. Mestre em Arquitetura pela Universidade de Lisboa, em Portugal; graduada em Arquitetura e Urbanismo pela PUC; técnica em Edificações pelo Liceu de Artes e Ofícios de São Paulo, cursou MBA em Gestão de Negócios de Incorporação e Construção Imobiliária na FGV, e especialização em Real Estate. Seu histórico profissional passa por mais de 20 anos em posições de liderança em empresas importantes no Brasil. “Faça uma lista de prioridades e vá realizando as tarefas começando pelas mais complicadas. Estabeleça horários sem distrações para cumprir cada tarefa, mas não se esqueça de fazer pausas entre elas e de cuidar muito bem da saúde, com uma alimentação saudável e praticando exercícios físicos. Para o corpo funcionar bem a mente tem que estar sã e vice-versa. Na maioria das vezes, a produtividade é um equilíbrio entre a quantidade e a qualidade das tarefas trabalho. Você quer realizar mais ou realizar tudo com excelência? O ideal, sempre é o equilíbrio”, afirma.

Mônica, o que é fundamental para manter a produtividade em momentos complexos como esse?

Para manter a produtividade é preciso ter foco. Saber qual o objetivo da tarefa e definir as metas para realizá-la. Até em momentos em que todas as condições – físicas, mentais e do ambiente, por exemplo – são favoráveis, manter a produtividade é difícil. Então, em um momento como esse, com uma crise sanitária, social e financeira sem precedentes na nossa geração, manter o foco é ainda mais difícil. O importante é não se culpar e fazer o que está ao nosso alcance para manter a produtividade. Para isso, o planejamento é fundamental.

Faça uma lista de prioridades e vá realizando as tarefas começando pelas mais complicadas. Estabeleça horários sem distrações para cumprir cada tarefa, mas não se esqueça de fazer pausas entre elas e de cuidar muito bem da saúde, com uma alimentação saudável e praticando exercícios físicos. Para o corpo funcionar bem a mente tem que estar sã e vice-versa. Na maioria das vezes, a produtividade é um equilíbrio entre a quantidade e a qualidade das tarefas trabalho. Você quer realizar mais ou realizar tudo com excelência? O ideal, sempre é o equilíbrio.

Como a pandemia afeta a produtividade dos profissionais?

Afeta de muitas maneiras. Mesmo quem não pegou a doença e não está sofrendo com efeitos da Covid-19, está doente emocionalmente. As pessoas estão cansadas da privação social. A Organização Mundial da Saúde já está chamando o que estamos vivendo de “fadiga da pandemia”, um efeito colateral da crise que deixa as pessoas menos motivadas e extremamente cansadas.

Isso, claro, afeta diretamente a produtividade, assim como o medo do desconhecido. Nesse caso, precisamos fazer o que está ao nosso alcance enquanto toda a população não tiver acesso à vacina: manter o protocolo de proteção e higiene e evitar aglomerações. E não podemos poupar esforços para manter nossa saúde emocional em dia. Só com autoconhecimento e equilíbrio vamos atravessar esse momento difícil.

Manter uma organização assertiva pode se tornar um antídoto para a procrastinação?

A organização é a chave para produtividade. Jogue essa chave fora e a procrastinação será a primeira a entrar na sua vida. Procrastinar é adiar uma ação. Fazemos isso quando não temos foco. O resultado é que, quando menos se espera, as tarefas se acumulam em uma bola de neve capaz de nos atropelar. Esse acúmulo de tarefas não feitas e por fazer causa angústia e ansiedade, mas o mais curioso é que demoramos para perceber que a mudança depende só de nós. Isso também significa ser sincero e saber quando não vamos dar conta de realizar o trabalho. Dizer não é difícil e traz consequências, mas também pode ser um alívio.

Eliminar esse hábito é a chave para um 2021 mais produtivo?

Procrastinar é “deixar para depois”. É quando você tem tempo para fazer as coisas, mas escolhe deixar para o último minuto. O problema é que o “depois” pode demorar muito e ficar ainda mais fora de controle. Ter o controle das nossas atividades ajuda a eliminar o estresse. Quando procrastinamos, vamos perdendo aos poucos o controle das nossas tarefas, do nosso tempo e do nosso autoconhecimento. Portanto, sim, para ter um ano produtivo, vencer a procrastinação é fundamental.

Existem benefícios na “arte” da procrastinação?

Toda procrastinação é um atraso, mas nem todo atraso pode ser definido como procrastinação. É natural do ser humano escolher as coisas prazerosas por primeiro, por isso é importante ser sincero (principalmente com a gente mesmo) na hora de avaliar se estamos apenas atrasando uma atividade ou praticando a procrastinação. Para algumas pessoas, a procrastinação pode oferecer a adrenalina e a criatividade necessárias para finalizar o trabalho em pouco tempo, mas acredite, isso a longo prazo não é saudável. Quando perdemos o controle de algo, o sinal de alerta deve acender. E procrastinar nada mais é do quer perder o controle do nosso tempo.

Como definir metas realizáveis?

Com planejamento e gestão do tempo. Defina o que precisa fazer e o tempo razoável para essa tarefa ser realizada. Por exemplo, se precisa terminar um relatório, este é o seu objetivo, certo? Mas para concluí-lo será necessário pesquisa (meta 1 – tempo de conclusão 2 dias); preencher planilha (meta 2 – tempo de conclusão 1 dia); analisar dados (meta 3 – tempo de conclusão 1 dia) e escrever o relatório final (meta 4 – 2 dias). Pronto, você já sabe que vai precisar de seis dias para concluir essa tarefa. Divida por metas e conclua cada meta no tempo necessário. Anote tudo e vá riscando o que já concluir. Quando concluímos uma tarefa e tiramos ela da lista, também mandamos sinais de satisfação para nosso cérebro. É tudo uma questão de hábito e de escolha.

Diferenciar uma meta realizável daquela que não poderá ser cumprida é um combustível para a produtividade?

Sim. E existem várias metodologias muito eficazes para definir metas e ajudar na programação mental. Uma delas é conhecida como SMART, a técnica defende que é preciso ter metas definidas para alcançar os objetivos. Então, de acordo com essa técnica para ser mais produtivo, é preciso considerar o significado das palavras que deram origem a essa metodologia e ser:

Specific (específico): ter uma meta bem definida; Measurable (mensurável): a meta precisa ter critérios definidos para ser realizada; Achievable (alcançável): deve ser realizável, ou seja, possível de alcançar; Realistic (realista): a meta deve estar ao seu alcance e ser relevante para o seu propósito de vida e ser Time based (temporal): a meta deve ter um prazo para acontecer e uma linha do tempo clara que inclua uma data de começo e fim. A técnica SMART ajuda a criar um senso de urgência, a realizar uma melhor gestão do tempo e principalmente, definir metas que possam ser cumpridas.

É difícil distinguir esses dois caminhos?

São vários caminhos a serem seguidos e tudo depende da nossa vontade de mudar. O desejo de ser mais produtivo e de alcançar os objetivos devem ser mais forte que a dificuldade. Obstáculos sempre vão surgir, ultrapassá-los faz parte do nosso constante processo de aprendizado.

O trabalho home office veio para ficar?

Acredito que o que veio para ficar é a abertura de novas possibilidades. Antes não poderíamos imaginar que o modelo de home office iria funcionar. A pandemia – e a necessidade – mostraram que é possível. Tanto que algumas empresas vão adotar o modelo permanentemente. Outras, vão adotar o modelo híbrido. Ou seja, é preciso avaliar o cenário e saber o que funciona para empresa e para os colaboradores. Muita gente tem dificuldades de adotar o home office e sofre com isso. Não adianta ter funcionários esgotados física e emocionalmente trabalhando em casa. Assim como não adianta forçar um trabalho na empresa se não há mais sentido nas reuniões presenciais. Cada caso é um caso e deve ser avaliado individualmente dentro da sua realidade.

Colocar um limite entre vida pessoal e profissional quando se está em home office é uma das pontas para essa produtividade?

Sim. E penso que esse é um dos principais desafios. Principalmente as mulheres ficaram muito sobrecarregadas com o home office e não é ser sexista. Lidar com os filhos e com as tarefas de casa, além do trabalho, exige bastante de qualquer um, mas que ainda cabe mais às mulheres. Isso causou uma pandemia de estafa. Infelizmente a sociedade não vê com bons olhos o trabalhador que diz não ou estabelece limites para exercer sua atividade, mas é uma questão cultural. Devemos, sim, colocar limites entre a vida pessoal e profissional. A começar pela necessidade de urgência.

Os aplicativos de mensagens fazem com que fiquemos o tempo inteiro conectados. Não seria nada mal voltar ao e-mail e definir prioridades. Se alguém te pedir uma tarefa urgente, diga que, para isso, vai ter que deixar de realizar outras. Estabeleça prazos e peça ajuda. Todo mundo tem os seus limites e isso não deve interferir na qualidade do trabalho.

Existem regras para que isso seja colocado em prática?

Existem as regras jurídicas de jornada de trabalho que devem ser respeitadas, mas, além disso, é preciso bom senso. Se você está se sentindo sobrecarregado, é preciso ser transparente e ter coragem para discutir isso na empresa, com seus superiores. Se você é o seu próprio chefe, os limites também são necessários. Lance mão de estratégias de gestão do tempo e defina prioridades das tarefas. Lembre-se: você precisa manter a saúde da mente e do corpo para realizar mais.