Os gigantescos desafios do trabalho remoto

O trabalho remoto se impôs durante a pandemia e evidenciou que uma intranet de qualidade é questão estratégica. “Essa nova realidade exige que a intranet responda às várias demandas corporativas”, diz Andréa Migliori, fundadora e CEO da Workhub, empresa de intranet e portais corporativos por assinatura, com mais de duzentos mil usuários em 19 países, e único produto por assinatura dentro do ecossistema Microsoft no Brasil. “Antes, se a pessoa não conseguia encontrar um documento online, era só perguntar ao colega da mesa ao lado, mas com o trabalho remoto é essencial que a intranet organize os processos”, diz a executiva. Parte das dificuldades empresariais para avançar se dá pela dificuldade de gestão e estrutura. Gerenciar, por exemplo, múltiplos turnos de trabalho, em diferentes países, é um desafio cada vez mais frequente para as corporações de médio e grande porte. E a questão estrutural tende a se expandir, já que, segundo levantamento do Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea), no Brasil, aproximadamente uma a cada quatro pessoas poderia trabalhar de forma remota. Esse contingente equivale a 20,4 milhões de pessoas, ou 24,1% do total da população ocupada no país. “Temos vários cases de campanhas internas, que vão desde campanhas de voluntariado, campanhas de análise de desempenho, até campanhas para troca de planos de benefícios ou de patrocínios e sorteio de ingressos”, afirma Migliori.

Qual foi a maior dificuldade empresarial evidenciada durante a pandemia?

Sem dúvida a pandemia trouxe dificuldades financeiras importantes para as empresas. Mas também trouxe à tona alguns outros grandes desafios, como comunicação, acesso à informação/documentos, engajamento e cultura organizacional. As empresas tiveram que se movimentar rápido para conseguirem seguir com as atividades do dia a dia, e tentar minimizar o impacto causado pelo trabalho remoto. Além disso, engajar as pessoas num ambiente totalmente online foi um desafio completamente novo para muitas empresas.

Como o trabalho remoto afetou a demanda por intranets?

A demanda cresceu muito! Costumo brincar que a intranet é o “patinho feio” dos portais internos, ficando sempre em segundo plano, até que algo grande acontece, e a única solução é a intranet. Aí saem todos correndo atras de uma solução rápida! Com o trabalho remoto, ficaram evidentes os problemas de comunicação interna e de acesso à documentos, por exemplo. Muitas dessas comunicações aconteciam por email ou por grupos de WhatsApp. É comum vermos cenários onde são tantos e-mails internos que acabam virando SPAM dentro da própria organização. No caso dos documentos, diferentes versões do mesmo documento circulavam por email, fazendo que a pessoa sempre ficasse em dúvidas de qual versão usar.

A intranet ajuda a organizar, distribuir para os públicos corretos (por conta da segmentação de conteúdo) e disponibilizar o acesso à informações de vários tipos dentro das empresas. Além disso, uma intranet online permite o acesso seguro de qualquer lugar, sem perder os requisitos de segurança e compliance da empresa. Outro ponto importante é a comunicação entre as pessoas. Se antes era só levantar e ir à mesa ali do lado, com a pandemia isso ficou impossível. A intranet permite encontrar as pessoas da organização, saber seus cargos, principais atividades e quais os seus contatos.

Qual é o público-alvo da Workhub?

Empresas com mais de 500 colaboradores, de qualquer segmento e de qualquer região do Brasil.

Como a Workhub resolve o problema do volume excessivo de e-mails internos nas empresas?

Quando a empresa implanta uma intranet, ela passa a ser a espinha dorsal de uma estratégia de comunicação interna. Com isso, é possível organizar e disponibilizar conteúdos em um portal, e esse conteúdo passa a ser “buscável” dentro da empresa. Atualizaçõs nesses conteúdos, novos avisos/comunicados, documentos relacionados… tudo fica organizado no portal, não sendo mais necessário ser enviado por email. Além disso, avisos, grandes anúncios internos, notícias, tudo pode ser inserido e divulgado via portal intranet, reduzindo drasticamente a quantidade de e-mails internos. Em resumo, oferecemos uma ferramenta poderosa para que a empresa trabalhe comunicação interna, informação, serviços, produtividade e engajamento do time.

Por que é importante ter uma intranet eficiente para a organização e redução de custos?

A intranet permite que a comunicação interna flua, e permite disponibilizar informações de forma organizada e “encontrável”. Também viabiliza a comunicação entre as pessoas e times, permitindo colaboração e interação. Com isso, muitos processos são revistos e reorganizados utilizando a intranet, reduzindo, já de saída, o tempo gasto pelas pessoas, seja para solicitar algo ou, seja para tratar da solicitação. Um indicador muito comum nas grandes empresas é a redução do número de chamados nos canais de atendimento do RH, por exemplo. Com todo o conteúdo, materiais e documentos organizados e disponíveis na intranet, o número de chamados e reclamações cai, possibilitando, por exemplo, a readequação do investimento nos canais de atendimento (além do nível de satisfação, que aumenta e tem impacto positivo no turn over, por exemplo).

Como a Workhub ajudou uma construtora a evitar multas através de sua intranet?

Em um de nossos clientes, uma construtora, cada obra tem sua área na intranet, com acesso segmentado para as pessoas daquela obra. Todos os documentos foram organizados em pastas segmentadas, e várias informações sobre prazos, vencimentos, validade e necessidade ou não de documentos e certificações foram disponibilizadas na intranet. Toda vez que um documento está para vencer, um alerta é disparado para a equipe responsável, que já pode iniciar a renovação do documento. Dessa forma, reduziu-se drasticamente o problema de certidões e documentos vencidos, que muitas vezes culminavam em atrasos na obra e, muitas vezes, em multas ou penalidades.

Em que momento a intranet da Workhub ajudou outras corporações a realizar uma campanha interna?

Temos vários cases de campanhas internas, que vão desde campanhas de voluntariado, campanhas de análise de desempenho, até campanhas para troca de planos de benefícios ou de patrocínios e sorteio de ingressos. Um caso interessante é o de uma empresa que ia trocar de fornecedor de plano de saúde e precisava que seus 14.000 colaboradores dessem “de acordo” ao novo plano. Eles tinham um prazo curto para fazer isso e um time reduzido para garantir que tudo acontecesse dentro do prazo legal. Com o apoio da Comunicação Interna e com a utilização da intranet, conseguiram receber o “de acordo” de 100% dos colaboradores em menos de 15 dias (prazo recorde para a empresa) e reduziram drasticamente o número de chamados no atendimento interno de RH – que respondia dúvidas sobre o novo plano, coberturas, tratamentos em andamento, etc.

Todo o conteúdo explicativo foi disponibilizado na intranet, além dos formulários, documentos, contratos e o próprio aceite eletrônico. Diariamente eram destacados conteúdos importantes na intranet através de uma campanha interna, e isso ajudou a fazerem toda a operação em menos de 15 dias (o histórico era de quase 45 dias em uma operação semelhante realizada anteriormente).

Acredita que a colaboração e a troca de ideias podem ser afetadas de algum modo quando as pessoas estão trabalhando em locais diferentes?

Sim, sem dúvidaa! Com os times trabalhando de forma remota, ou simplesmente em outras localidades (outras bases, outros escritórios), é fundamental ter a ajuda de uma plataforma digital para conectar as pessoas e possibilitar a troca de ideias e informações. Um caso interessante foi o de uma mineradora com operação em diferentes localidades do Brasil. Um dos times, em uma localidade remota, estava com um problema de engenharia para a instalação de um trilho. Como não estavam conseguindo resolver, colocaram a pergunta em um dos grupos de discussão disponíveis na intranet. Em menos de uma semana, discutindo o assunto com outras pessoas engenheiras de outras bases, conseguiram chegar a uma nova solução. Historicamente, problemas assim tinham um prazo de 45 dias para serem resolvidos.

Como a Workhub agiliza processos para empresas através de sua intranet?

Disponibilizamos uma série de ferramentas e formatos de conteúdos que permitem a criação de formulários, pesquisas e workflows, por exemplo. Isso permite que as empresas criem fluxos dentro da própria intranet, e organizem esses processos internos. Fluxos de requisição, de solicitação de reembolso, solicitação de materiais… são inúmeros os exemplos de processos que podem ser agilizados com a intranet.

Por que as empresas muitas vezes enfrentam o problema de suas intranets ficarem obsoletas em poucos anos?

Historicamente intranets são grandes projetos, com prazos de execução muito grandes (meses) e custo muito alto. São projetos desenvolvidos de forma customizada, ou pelo time interno do cliente, ou por algum fornecedor (alguma consultoria de TI). É comum as empresas ficarem muito dependentes de TI para a edição de conteúdo nas intranets, sendo necessário abrir um chamado para editar um conteúdo, publicar uma notícia, ou trocar um banner, por exemplo. Esses chamados concorrem com chamados do site, do e-commerce… e acabam ficando em segundo plano. O resultado disso é uma atualização muito lenta de conteúdos e novas funcionalidades, o que acaba deixando a intranet desatualizada e, em muito pouco tempo, obsoleta.

Como o modelo de assinatura da Workhub ajuda a manter a intranet atualizada e com novas funcionalidades?

Com a assinatura disponibilizamos atualizações de versão do produto, além de novas funcionalidades ao longo do ano. Isso garante que o produto esteja alinhado com as mais recentes tecnologias e mantêm o cliente com o que há de mais moderno e atual. As novas funcionalidades vão sendo lançadas considerando os feedbacks de clientes, então também estão sempre alinhadas ao que o mercado está desejando.