Os passos para melhorar a sua produtividade hoje

Produzir mais, em menor tempo e de forma eficiente e com diminuição de custos. Essas questões sempre permeiam o ambiente de trabalho. Mesmo com a busca por soluções, alguns elementos na rotina de atividades podem dificultar nossa performance. Um exemplo é o uso das redes sociais de forma desmedida. No Brasil, a população é a terceira do mundo que mais usa essas ferramentas, com 3h42min ao todo, segundo dados da plataforma CupomVálido. O país fica atrás das Filipinas, em primeiro lugar com 4 horas e 15 minutos, e da Colômbia, segunda colocada, com 3 horas e 45 minutos. Segundo o especialista em Inovação, Criatividade e Excelência Operacional Marco Santos, da empresa Marco Santos Pro (que desenvolve treinamentos para preparar pessoas e organizações a superar os desafios apresentados diariamente, estimulando a cooperação e criatividade), a rotina de trabalho de cada colaborador pode estar impregnada de maus hábitos, que desembocam em baixa produtividade. “Diversas ferramentas, como celulares, são importantes para as atividades diárias. Porém, quando utilizadas de forma não planejada, se tornam ‘ladrões’ de tempo. É importante despertar a consciência para o que não agrega valor para a sua vida e das pessoas que se relacionam com você, e a partir daí, estabelecer planos de ação para atacar esses pontos”, comenta o especialista entrevistado pelo portal Panorama Mercantil.

Marco, como a pandemia afetou a produtividade em termos práticos?

A pandemia fez com que a maioria das empresas passasse a operar de forma remota e sem que houvesse um plano de contingências estabelecido. As pessoas tiveram que se adaptar a uma nova rotina, o que impacta o clima organizacional, o relacionamento entre os profissionais e estabilidade emocional. Esses são alguns dos fatores que influenciam na produtividade. Tive relatos de vários profissionais que passaram a trabalhar mais horas por dia, pelo fato de estarem em casa e “ser mais fácil se perder nas horas”, além de terem que resolver problemas urgentes que não estavam em pauta antes da crise. Trabalhar mais não significa trabalhar melhor. O tempo de deslocamento e de cuidados pessoais, como a prática de esportes, foram trocados por mais tempo trabalhado, sendo necessária uma completa revisão na rotina de trabalho e ajustes na dinâmica familiar.

Para empresas que tiveram que operar nesse modelo, sem dúvida que a produtividade caiu, pois, a organização simplesmente funciona no modo de “apagar incêndios”. E a tendência é que a produtividade caia ainda mais, pois, muitas organizações simplesmente pararam de investir em capacitação dos colaboradores, o que deve afetar mais o desempenho de quem trabalha. Já para aquelas mais preparadas e com uma mentalidade mais adaptada às mudanças, essa foi mais uma oportunidade para abraçar novas soluções digitais, tanto para seus colaboradores, quanto para canais de venda e contato com clientes. Com a reabertura gradual da economia, essas empresas serão capazes de manter a alta produtividade e o bem-estar dos colaboradores.

Ela também alterou a criatividade em sua visão?

Existe aquela história: enquanto uns choram, outros vendem lenços. Organizações com mindset fixo, ou seja, aquelas que acreditam que o seu produto não precisa passar por alterações, pois, sempre deram lucro, definitivamente sofreram mais na crise. É da natureza dessas instituições se mexer apenas quando a situação já é bastante crítica e, muitas vezes, irreversível. Por outro lado, para as empresas que sabem que a revisão dos seus produtos e serviços existentes deve ser uma atividade diária, além de estimular um ambiente no qual a inovação seja corriqueira, com certeza, o impacto foi menor. Nesses casos, a instituição sabe a importância de cuidar do “hoje”, mas ter um olhar para o “amanhã”. Isso inclui não somente a revisão dos produtos atuais, mas também a criação de novos produtos e, eventualmente, a participação em novos setores.

Pelo ponto de vista das pessoas, vale citar a frase de Charles Darwin: “Não é o mais forte que sobrevive, nem o mais inteligente, mas o que melhor se adapta às mudanças”. Como mencionei, nas crises existem grandes oportunidades para termos um olhar pragmático para analisarmos cenários distintos, experiências anteriores próprias ou de terceiros, e gerar algo inovador. A forma como cada um reage, bem como o seu repertório de conhecimentos, é o que faz a diferença.

Qual é o lado bom e ruim do trabalho em home office quando o assunto é produtividade?

Existem algumas vantagens, como ter uma certa liberdade profissional para a resolução de problemas. Aqueles gestores que ainda estão no modelo comando-controle, com certeza sentiram falta da proximidade física. Outro aspecto positivo é que uma vez definido o espaço familiar e o espaço profissional, incluindo suas rotinas de horários e privacidade, com boas técnicas de gestão do tempo é possível ser mais produtivo. Um ponto a ser observado com cuidado diz respeito aos horários de trabalho: se a pessoa fizer um bom planejamento, o relógio vai trabalhar a favor dela. Caso contrário, a liberdade vai cobrar um preço alto, que vai ser o de trabalhar em excesso, o que vai levar ao stress e à diminuição da produtividade.

Alguns aspectos negativos que vejo são a falta de planejamento, o que pode levar as pessoas a trabalhar mais e de forma desnecessária. Além disso, nem todos têm condições de ter um ambiente e instalações de acordo com a necessidade em casa, o que pode ocorrer desde uma cadeira inadequada, uma luz insuficiente, vizinhos barulhentos e a falta de acordos familiares, que, eventualmente, pelo fato de o profissional estar em casa, pode levar os demais integrantes da família a pensarem que a pessoa está sempre à disposição. A falta de proximidade e de interação também podem ocorrer, dificultando a comunicação e o networking com os demais colegas, gestores, parceiros e clientes.

Como usar as redes sociais de uma forma inteligente sem que isso atrapalhe a nossa produtividade?

O tempo é o nosso principal ativo. E saber usar isso com método faz toda a diferença. Se você utilizar técnicas de foco total por 25 minutos e mais 5 de descanso, nada te impede de olhar as redes sociais nesse período de folga. Na verdade, pode até ser uma moeda de troca, uma compensação: vou trabalhar por um certo período e, no intervalo, vou aproveitar para ver minhas redes sociais, por exemplo.

Existem muitas informações importantes que conseguimos rapidamente por estarmos nas redes sociais. Se acompanhar as redes sociais faz parte da sua dinâmica de trabalho, é uma coisa. Mas, mesmo assim, deve-se tomar cuidado para não misturar as intenções de trabalho com a de lazer. Quantas vezes não somos interrompidos por alertas no computador com assuntos que nem estamos mais interessados? Basta desativar uma vez essas notificações para ter um benefício eterno.

Eliminar algumas delas se faz necessário?

Acho uma medida extrema. A não ser que exista algum motivo muito específico, que a pessoa esteja perdendo o foco e a concentração, ou até mesmo impactando suas relações sociais. Caso contrário, não vejo essa necessidade. O fato de você dificultar o acesso, seja colocando o celular mais distante, ou movendo o aplicativo para uma pasta que exija muitos cliques, já creio que seja o suficiente.

Por que ser multitarefa é um mito?

Na verdade, você pode fazer várias tarefas ao mesmo tempo. A questão é que isso não vai te dar um bom desempenho em nenhuma delas. Na melhoria contínua, temos o que chamamos de tempo de setup, ou seja, o tempo necessário para se preparar o equipamento após a sua utilização. Quanto mais tempo a máquina fica parada, maior é a perda produtiva. O que quero dizer é que nosso cérebro também precisa de um tempo até se ajustar a fazer uma nova tarefa. Se trocarmos de atividade a todo instante, nosso cérebro precisa se adaptar novamente para a nova atividade. A soma dessas várias interrupções é muito maior do que se fosse feita apenas uma vez.

Qual o maior inimigo do foco além das redes sociais?

Existem alguns inimigos. Por exemplo, o excesso de atividades a serem feitas e a falta de análise criteriosa. Muitas vezes falta se perguntar: Quais dessas atividades são realmente importantes? O que pode ser eliminado? O que pode ser delegado? O que é tarefa de outra pessoa e que, de repente, você que vai ter que resolver? Outro aspecto é a procrastinação. As redes sociais podem ser um dos efeitos, mas não necessariamente a causa. A causa pode ser pela falta de um retorno satisfatório pela realização da atividade. Se essa atividade não te gera uma expectativa de um alto retorno, existe a tendência de se procrastinar e fazer outras coisas que te gerem um retorno imediato, como o proporcionado pelas redes sociais ou qualquer outra coisa que pareça melhor naquele momento.

Quando delegar tarefas se faz necessário?

Saber delegar é algo extremamente poderoso por vários motivos. Primeiro, alivia o tempo de quem está delegando, para coisas que são prioritárias na sua agenda e exigem a atuação, competências e habilidades de um profissional cujas horas são mais caras. Um profissional de cargo e salário mais elevados não deveriam estar realizando corriqueiramente atividades pelas quais um profissional mais júnior possa fazer. Isso é o que chamamos de desperdício de talentos, além de estar custando mais caro para os cofres da empresa.

Depois, podemos considerar a oportunidade de crescimento e exposição de outras pessoas. Aquelas que recebem as atividades delegadas devem ter sido capacitadas para isso. Caso contrário, é o que eu chamo de “delargar”. Não é porque você delegou que você não vai acompanhar o andamento e os resultados. A responsabilidade final continua sendo de quem destinou aquela tarefa para outro colega. Para chegar em um estágio de receber uma atividade delegada, o profissional deve ter sido preparado para isso em estágios anteriores, quando recebeu orientação e treinamento.

Automatizar alguns processos pode ser uma saída?

Sem dúvida. Porém, não basta automatizar qualquer processo. É extremamente necessário revisá-los antes de sair automatizando o que aparece, priorizando os mais críticos. Isso porque pode acontecer de você automatizar algo que nem deveria existir mais. Caso não seja feita essa análise, corre-se o risco de simplesmente acelerar a entrega de um produto ou serviço de forma errada. Como jargão, dizemos “garbage in, garbage out”, ou seja, se entra “lixo”, vai sair “lixo”.

Qual a importância do planejamento do dia seguinte?

Isso facilita a sua agilidade e tomadas de decisão. Ao chegar na sua mesa para trabalhar, você já saberá exatamente o que precisa ser feito, com quem precisará falar e o que é mais importante de ser entregue prioritariamente. Claro que nem sempre é possível realizar esse planejamento no dia anterior, porém, deve ser a primeira coisa a ser feita no dia seguinte.

As pessoas se dão conta que esse planejamento pode ser primordial para uma maior produtividade?

Acredito que muita gente ainda não possui essa percepção. Muitas vezes acabam atropeladas pelos acontecimentos do dia, ou ainda, fazendo a agenda de alguém que está mais organizado e acaba não tendo tempo para as próprias atribuições. Quando isso acontece, a pessoa raramente vai falar “não”, o que também ajuda na produtividade, caso você saiba quais são as suas prioridades. Se você não souber as suas tarefas e, principalmente, a importância dessas atividades, qualquer outra coisa é mais importante, e isso é um risco.