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Profissionais menos produtivos às segundas

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O portal Panorama Mercantil teve a oportunidade de conduzir uma entrevista exclusiva com Manoel Messias, especialista em produtividade da Call Daniel, sobre os desafios enfrentados nas segundas-feiras em relação à eficiência no trabalho. Com base em uma pesquisa conduzida pela Deputy, Manoel compartilhou insights valiosos sobre a falta de planejamento semanal, a desorganização no ambiente de trabalho e a ausência de uma rotina de revisão diária como principais obstáculos para uma segunda-feira produtiva. A pesquisa da Deputy revelou que 61% dos profissionais expressam o desejo de aumentar sua produtividade no trabalho. Manoel levanta questionamentos sobre se esses profissionais têm controle efetivo sobre suas demandas, projetos e responsabilidades. Ele destaca a importância do método GTD® (Getting Things Done) como uma abordagem eficaz para enfrentar esses desafios, enfatizando a necessidade de revisões semanais e diárias para um planejamento mais eficiente. A discussão se estende ao modelo híbrido de trabalho, conforme evidenciado pela pesquisa da consultoria B2B Reviews. Manoel explora os benefícios percebidos pelos profissionais que optam por trabalhar em casa às segundas-feiras, enfatizando a necessidade de treinamento para uma transição bem-sucedida. Ele destaca três razões essenciais para o treinamento: organização de demandas e projetos, eficiência na gestão de e-mails e compreensão das regras do trabalho remoto.

Manoel, que desafios específicos você identifica nas segundas-feiras em relação à produtividade, com base na pesquisa conduzida pela Deputy?

Trabalhar nas segundas-feiras em si já é um grande desafio, por conta da retomada nas demandas e por uma perda de conexão com as responsabilidades que temos durante a semana, mas posso citar os principais desafios de forma mais específicos: Falta de um planejamento semanal, atingindo em cheio a organização da semana e fazendo com que as segundas-feiras seja menos eficientes, por conta de ficar se organizando e deixando de ser produtivo; Lidar com a falta de organização e planejamento das outras pessoas no ambiente de trabalho; Falta de uma rotina com uma revisão diária, pois, antes de iniciar o trabalho é imprescindível que se faça uma revisão das demandas e compromissos que podem ser atingidos durante o seu trabalho pré-definido.

Qual foi a porcentagem de profissionais que expressaram o desejo de serem mais produtivos em seus empregos, conforme a pesquisa da Deputy?

Segundo a pesquisa, 61% dos profissionais entrevistados têm o desejo de serem mais produtivos em seus empregos. Esse é um número alto, mas me pergunto se nessa porcentagem, os trabalhadores conseguem ter um controle das suas demandas, projetos e responsabilidades.

Como a falta de planejamento e organização das tarefas impacta na produtividade dos profissionais nas segundas-feiras, na sua perspectiva?

A produtividade é inteiramente ligada ao controle das nossas demandas e responsabilidades, inclusive esse total controle é o que gera a experiência produtiva que é aquela sensação de estar fazendo a coisa certa e concluindo as tarefas propostas. Dito isso, podemos perceber que no primeiro dia útil da semana, nas segundas-feiras, a maioria das pessoas são pegas de surpresa por uma falta de planejamento e organização das suas tarefas a fazer. Passando a maioria do dia planejando as atividades e organizando a agenda. Além disso, ainda tem que lidar com imprevistos que naturalmente acontecem. Nesse ponto, é de terça-feira em diante que as coisas começam a acontecer com relação à produtividade (execução das demandas planejadas e aparentes). Sem um mapeamento das demandas diárias, que podem até mesmo ser demandas simples, ficamos com uma sensação no final do dia do que chamamos aqui de “laços abertos”, que são compromissos não concluídos.

Quais são os principais motivos apontados pelos profissionais que preferem trabalhar em casa às segundas-feiras, consoante a pesquisa da consultoria B2B Reviews?

O modelo híbrido de trabalho pode auxiliar na produtividade, e os números estão aí para comprovar essa tese. E atualmente as pessoas se sentem mais a vontade para organizar suas tarefas em um ambiente mais tranquilo e sem interrupções. Porém, isso depende de uma adaptação. Acredito que para acontecer essa transição para um trabalho em home office, os colaboradores devem ser submetidos a um treinamento que possibilite a manutenção de uma organização clara das suas tarefas e funções, pois, sem esse controle se torna muito fácil perder prazos e entrar em um modo “bombeiro”, onde a sobrecarga domina e ficamos apagando incêndios o tempo todo.

Por que você destaca a importância do treinamento para os colaboradores que adotam o modelo híbrido de trabalho?

Por três motivos essenciais: Aprender a organizar suas demandas e projetos em um sistema confiável. Aprender a organizar seus e-mails e mensagens corporativas de maneira eficiente. Entender as “regras do jogo”: o que poderá ser cobrado ou não em atividades fora do escritório.

Quais são os benefícios apontados pelos entrevistados para justificar a escolha de trabalhar em casa às segundas-feiras, segundo a pesquisa da B2B Reviews?

Os principais benefícios são uma maior concentração na sua organização e planejamento e a sensação de liberdade para gerar mais criatividade e foco no trabalho, principalmente pelo fato de contatar clientes e desenvolver melhor seu desempenho com objetivo de atingir suas metas.

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Que sugestões você oferece para os líderes que buscam aumentar a produtividade de seus colaboradores no início da semana, segundo o método GTD®?

Quero deixar aqui algumas dicas para uma melhor produtividade com o GTD no início da semana:

O método GTD, propõe duas estratégias obter mais produtividade, tanto nas segundas-feiras, as estratégias são:

Revisão semanal: a Revisão semanal funciona como uma reunião entre você e você mesmo, onde acontece um planejamento simples observando todo seu ecossistema de demandas, projetos e coisas importantes a observar. Geralmente quem tem o costume de fazer um planejamento da semana, começa a semana com mais controle e produtividade. Inclusive muitas pessoas deixam para fazer essa revisão semanal nas sextas-feiras, pois, daí tem o final de semana mais tranquilo e com certeza tem uma segunda-feira muito mais produtiva.

Revisão diária: todos os dias ao acordar e vislumbrar o seu dia de trabalho deve ser feita uma simples revisão das suas tarefas gerais e do seu calendário. Claro que para isso acontecer é importante ter as coisas nos lugares, que acontece quando temos um sistema de organização e usamos listas de tarefas inteligentes para lidar com nossas responsabilidades.

Esses dois pontos que citei como um remédio para as segundas-feiras e para nossa produtividade diária parte de um entendimento de como funciona o método GTD, que tem como premissa básica que a nossa mente é feita para ter ideias, não para armazená-las. Sendo assim demos criar um sistema confiável, fora da nossa cabeça, com tudo aquilo que precisamos tomar algum tipo de providência ou que demanda atenção.

Quais são as características fundamentais do método GTD® de produtividade, conforme sua experiência na Call Daniel e o que o método busca alcançar?

A principal característica do GTD é fazer com que a sua mente seja utilizada da melhor maneira possível atuando naquilo que deve ser feito momento a momento.

A frase principal que permeia toda metodologia é: “Sua mente é para ter ideias, não para armazená-las”. Com isso o foco da metodologia é claro em montar um cérebro externo de forma simples e com organização, fazendo com que a sua mente possa entrar em um estado de experiência produtiva, com controle e liberdade para pensar e agir sem uma sensação de sobrecarga e estresse. Em resumo, o GTD gera Produtividade e reduz drasticamente o estresse.

Por que a pesquisa destaca a importância de considerar quando e onde se trabalha para maximizar a produtividade, e como isso se relaciona com o método GTD®?

No método GTD tem um assunto essencial para a Produtividade e se relaciona bastante com a pesquisa em questão: é o ponto do contexto. Todas as nossas ações são realizadas em ambientes que reforçam nossa energia para execução e uma das propostas do método é que criemos uma lista de ações confortáveis a serem realizadas em cada ambiente em que queremos alcançar resultados.

Exemplo:

O que você consegue fazer melhor, das suas responsabilidades no: Computador; O que você consegue fazer melhor, das suas responsabilidades na: Rua; O que você consegue fazer melhor, das suas responsabilidades no: Telefone; O que você consegue fazer melhor, das suas responsabilidades no: Escritório;

Quais são os elementos-chave do método GTD® que você acredita contribuir para a sensação de experiência produtiva?

Os elementos-chave para o GTD é a Organização, Controle de Projetos e Ações e a sensação de não ficar guardando coisas na mente.

E no ambiente para alcançar resultados no trabalho, temos que nos concentrar em três pilares básicos para alcançar a chamada experiência produtiva:

E-mails e Msgs, em Geral – Calendário/Agenda – Sistema de Organização; Estruturar esses três pilares conforme o método transforma a vida profissional e até mesmo a vida pessoal!

Por que a pesquisa da Deputy ressalta o papel do modelo híbrido de trabalho na melhoria da produtividade, e qual é a sua visão sobre a preparação dos colaboradores para o home office?

Acredito que ainda estamos em adaptação desse formato, e por isso mesmo é necessário um treinamento e constante estudo. Mas com certeza já temos a comprovação de que funciona, inclusive gerando uma melhor sensação de produtividade e liberdade com a forma com que lidamos com demandas e projetos a serem alcançados.

Última atualização da matéria foi há 3 meses


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