Alan Sant’Anna analisa a administração do tempo
Alan Sant’Anna é palestrante, consultor e escritor. Através de sua empresa Conexão Consultoria Empresarial, já realizou mais de 1.850 palestras e cursos em 90 cidades brasileiras e mais de 100.000 pessoas participaram de seus treinamentos. Alan Sant’Anna é também colaborador de jornais e revistas com mais de 63 artigos publicados e autor de quatro livros: “A Equação do Sucesso”, “Disciplina o Caminho da Vitória”, “Equilíbrio para uma Vida Melhor” e “Tempo e Sucesso”. “O primeiro passo é abandonar a tentativa de operar em multitarefa. Nosso sistema nervoso não foi projetado para isso. Embora possamos realizar tarefas simples como lavar a louça e conversar ao telefone com um amigo por viva voz; no momento em que tentamos fazer duas tarefas complexas ao mesmo tempo, perdemos qualidade, cometemos mais erros e construímos estresse. O primeiro passo, portanto, é aceitar que fomos projetados pela natureza para fazer uma coisa de cada vez, se quisermos que seja bem-feita. O segundo passo é ter em mente que 80% de nossos resultados vêm de 20% de nossas ações. Gastamos muito tempo com ações de baixo retorno como a participação em muitos grupos de WhatsApp que pouco agregam para o alcance de nossos objetivos. Viver é escolher. É preciso coragem para abrir mão de algumas coisas e abraçar vigorosamente aquelas que dão mais retorno”, afirma o consultor.
Alan, como administrar o tempo num mundo cheio de opções e distrações?
O primeiro passo é abandonar a tentativa de operar em multitarefa. Nosso sistema nervoso não foi projetado para isso. Embora possamos realizar tarefas simples como lavar a louça e conversar ao telefone com um amigo por viva voz; no momento em que tentamos fazer duas tarefas complexas ao mesmo tempo, perdemos qualidade, cometemos mais erros e construímos estresse. O primeiro passo, portanto, é aceitar que fomos projetados pela natureza para fazer uma coisa de cada vez, se quisermos que seja bem-feita. O segundo passo é ter em mente que 80% de nossos resultados vêm de 20% de nossas ações. Gastamos muito tempo com ações de baixo retorno como a participação em muitos grupos de WhatsApp que pouco agregam para o alcance de nossos objetivos. Viver é escolher. É preciso coragem para abrir mão de algumas coisas e abraçar vigorosamente aquelas que dão mais retorno. Não há grandes realizações sem energia concentrada por longos períodos em um mesmo objetivo. Para tudo isso, porém, é necessária a construção de forte disciplina pessoal o que demanda repetição sistemática dos comportamentos que desejamos construir.
Administrar o tempo em meio à pandemia, se tornou uma tarefa mais difícil?
Sim, sem dúvida. Muitas pessoas tiveram sua atividade profissional total ou parcialmente interrompida e passaram a ter mais tempo. Quando um recurso está disponível em maior quantidade há uma tendência natural a administrá-lo pior. Com o tempo não é diferente. Para algumas pessoas o resultado foi sono desregrado, sedentarismo, sessões intermináveis de TV e navegação a esmo na internet além de excessos alimentares e de álcool. Não precisa ser assim. É preciso construir disciplina e método. Há pessoas que usaram o tempo extra para aprendizado, leitura, atividade física e desenvolvimento. Naturalmente para outras pessoas a carga de trabalho aumentou e passaram a trabalhar em home office, o que é um grande desafio de auto-gestão e disciplina pessoal. Para parte das pessoas repentinamente conduzidas ao home office está havendo dificuldade de separar trabalho de vida pessoal. Novamente, regras claras, horários definidos de trabalho, método e disciplina são antídotos para essas dificuldades.
O que é essencial para administração do tempo de modo eficaz?
Naturalmente há muito a dizer sobre administração do tempo e escrevi um livro sobre o tema, mas vamos a cinco comportamentos essenciais e que podem fazer toda a diferença:
Boa gestão do tempo em cinco comportamentos:
1. Defina claramente os seus objetivos – Clareza de intenção é poder. Uma das formas mais efetivas de poder pessoal é sabermos exatamente o que queremos. Escolha com inteligência e sabedoria e não mude de ideia a todo o momento. Mantenha o foco; 2. Lembre-se diariamente dos seus objetivos – Mantenha seus objetivos na mente. Lembre-se sempre deles, para que suas decisões estejam em sintonia com eles. Escrevê-los todos os dias, é uma forma de fazer isso; 3. Planeje seu dia, semana, mês, ano, vida – Faça planos por escrito; 4. Siga os planos – Construa compromisso, disciplina e determinação para seguir seus planos, sem desculpas, justificativas ou explicações. Simplesmente siga o plano; 5. Termine o que começou – Conclua as tarefas iniciadas a não ser que existam motivos muito fortes para não fazer isso. Precisamos de mais pessoas que começam e terminam suas missões.
A disciplina é um pilar essencial nessa administração?
Sim, certamente. Esqueça-se qualquer possibilidade de boa administração do tempo sem forte disciplina pessoal. Disciplina é construída por repetição e disposição para lidar com algum nível de desconforto.
Ela [disciplina] é uma ponte para o sucesso?
Sim, sem disciplina não há sucesso sustentável. O sucesso é multifatorial, não tenho dúvida, porém, de que o principal determinante de sucesso é a capacidade de fazermos aquilo que acreditamos que devemos fazer, mesmo que não tenhamos vontade de fazer. A isso chamamos disciplina pessoal. Disciplina é, e sempre será, um grande diferencial daqueles que alcançam seus objetivos.
E o planejamento?
Planejamento é outro grande determinante de resultados. Falhas no planejamento podem levar alguém a disciplinadamente trilhar o caminho errado. Não é incomum que pessoas, e mesmo organizações, se lancem a uma empreitada sem terem dedicado tempo suficiente a definir objetivos, fazer um diagnóstico preciso de situação atual e traçar estratégias confiáveis para o cumprimento da missão. Obviamente pode-se errar também pelo excesso de planejamento o que leva à procrastinação das ações. Isso pode ocorrer por burocracia excessiva ou por medo de agir, nesse último caso o planejamento, que não termina nunca, vira uma desculpa para ficar na zona de conforto e não entrar em ação.
Você fala em manter os objetivos em mente. Como isso deve ser feito?
Há varias estratégias para nos lembrarmos, frequentemente, de nossos objetivos. Uma das mais eficazes e escrevê-los todos os dias. Outra opção é colar nas paredes. Algo, porém precisa ser feito para superar a tendência de sermos absorvidos pelo cotidiano e nos esquecermos de nossas metas. A consequência perigosa do esquecimento é acabar dedicando nosso tempo a atividades que não nos aproximam de nossos objetivos.
Como não deixar que as emoções inferiram nesses objetivos?
A inteligência emocional, ou seja, a habilidade para lidar construtivamente com nossas próprias emoções e com as emoções dos outros é uma habilidade treinável. Trata-se de uma questão essencial para nosso sucesso, saúde e felicidade. Buscar desenvolvimento nessa área é uma das decisões mais inteligentes que alguém pode tomar. Há muitos cursos e livros a respeito desse tema. Procurar esses livros e treinamentos é o caminho para transforma as emoções em um motor de seu sucesso e não em um obstáculo para ele.
Obter a clareza desses objetivos é essencial?
Sim. Definir objetivos de forma específica e com sabedoria requer um exercício de autoconhecimento e tempo dedicado a essa tarefa. Boa administração do tempo é um meio, não um fim. O fim, sempre foi o alcance de nossos objetivos. Tudo fica muito difícil, porém, se os objetivos não estiverem muito claros. Saber exatamente o que quer é outro importante diferencial das pessoas de sucesso. Clareza é poder.
O que deve ser feito para que a comunicação home office funcione de fato?
Novamente disciplina, regras e método serão fundamentais para que a mudança não conduza a falhas de comunicação ou sobrecarga de informação. Alguns trabalhadores estão sendo atropelados por um número de interrupções maior que o razoável e que são demandas que poderiam ser enviadas todas em um mesmo momento, como no final da manhã, por exemplo, e não a cada cinco minutos. Outra preocupação é a infraestrutura de TI que quase sempre deve ser aprimorada.
Como eliminar os “ruídos” dessa comunicação?
Sei que estou repetindo, mas esse é o caminho. Disciplina, regras, horários definidos para atender clientes internos e acima de tudo foco. Estabelecer “contratos” verbais com as pessoas com quem nos relacionamos no trabalho e em casa, para diminuir o número de interrupções. É preciso resgatar nossa capacidade de nos concentrarmos. Fazer uma coisa de cada vez é essencial para fazer rápido e bem-feito.
Última atualização da matéria foi há 3 anos
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